8 Teknik Manajemen Inventori

Manajemen persediaan adalah bagian yang sangat dapat disesuaikan dalam berbisnis. Sistem yang optimal berbeda untuk setiap perusahaan. Namun, setiap bisnis harus berusaha untuk menghilangkan kesalahan manusia dari manajemen persediaan sebanyak mungkin. Ini berarti mengambil perangkat lunak manajemen persediaan keuntungan.

Apa pun sistem yang Anda gunakan, delapan teknik berikut akan membantu Anda meningkatkan manajemen inventaris  dan arus kas.

1.      Setel Tingkat Par Stock

Sebelum manajemen membelanjakan uang ke dalam persediaan, jumlah nominal persediaan (Par Stock) harus di tetapkan terlebih dahulu. Tingkat Par adalah jumlah minimum produk yang harus di tangan setiap saat. Ketika stok inventaris Anda turun di bawah tingkat yang ditentukan sebelumnya, Anda tahu inilah saatnya untuk memesan lebih banyak.

Idealnya, Anda biasanya akan memesan jumlah minimum yang akan membuat Anda kembali di atas par. Tingkat Par akan bervariasi berdasarkan produk berdasarkan seberapa cepat barang tersebut dijual, dan berapa lama untuk mendapatkan kembali stok.

Meskipun membutuhkan penelitian dan pengambilan keputusan di depan, pengaturan tingkat par akan mengatur proses pemesanan. Tidak hanya akan memudahkan Anda untuk membuat keputusan dengan cepat, itu akan memungkinkan staf Anda untuk membuat keputusan atas nama Anda.

Ingat bahwa kondisi berubah seiring waktu. Periksa level par beberapa kali sepanjang tahun untuk memastikan bahwa mereka masih masuk akal. Jika sesuatu berubah sementara itu, jangan takut untuk menyesuaikan level par Anda naik atau turun.

2.      First-In First-Out (FIFO)

"First-in, first-out" adalah prinsip penting dari manajemen persediaan. Ini berarti bahwa saham tertua Anda (yang pertama masuk) dijual terlebih dahulu (pertama-keluar), bukan stok terbaru Anda. Ini sangat penting untuk produk yang mudah rusak sehingga Anda tidak akan mengalami kerusakan yang tidak dapat diperbaiki.

Ini juga ide yang baik untuk mempraktekkan FIFO untuk produk yang tidak mudah rusak. Jika kotak yang sama selalu berada di belakang, mereka cenderung menjadi usang. Plus, desain dan fitur kemasan sering berubah seiring waktu. Anda tidak ingin berakhir dengan sesuatu yang usang yang tidak dapat Anda jual.

Metode ini sangat baik untuk menghindari persediaan yang rusak akibat penyimpanan dalam gudang yang terlalu lama, juga sangat relevan untuk pencatatan persediaan yang disajikan berdasarkan harga terkini atau didasarkan pada harga baru atau harga urutan yang terakhir.

Untuk mengelola sistem FIFO, Anda memerlukan gudang yang terorganisir. Ini biasanya berarti menambahkan produk baru dari belakang, atau memastikan produk lama tetap berada di depan. Jika Anda bekerja dengan perusahaan pergudangan dan pemenuhan, mereka mungkin sudah melakukan ini, tetapi ada baiknya untuk memanggil mereka untuk mengonfirmasi.

3.     Kelola Hubungan

Bagian dari manajemen persediaan yang sukses adalah mampu beradaptasi dengan cepat. Baik Anda perlu mengembalikan item penjualan yang lambat untuk memberi ruang bagi produk baru, menyetel kembali penjual cepat dengan sangat cepat, memecahkan masalah manufaktur, atau secara sementara memperluas ruang penyimpanan Anda, penting untuk memiliki hubungan yang baik dengan pemasok Anda. Dengan begitu mereka akan lebih bersedia bekerja dengan Anda untuk menyelesaikan masalah.

Khususnya, memiliki hubungan baik dengan pemasok produk Anda akan sangat membantu. Jumlah pesanan minimum sering bisa dinegosiasikan. Jangan takut untuk meminta minimum yang lebih rendah sehingga Anda tidak perlu membawa persediaan sebanyak mungkin.

Hubungan yang baik bukan hanya ramah. Ini tentang komunikasi yang baik. Biarkan pemasok Anda tahu kapan Anda mengharapkan peningkatan penjualan sehingga mereka dapat menyesuaikan produksi. Mintalah mereka memberi tahu Anda ketika suatu produk berjalan di belakang jadwal sehingga Anda dapat menjeda promosi atau mencari pengganti sementara.

4.     Perencanaan Kontinjensi

Banyak masalah yang dapat muncul terkait dengan manajemen inventaris. Jenis masalah ini dapat melumpuhkan bisnis yang tidak siap. Sebagai contoh:

·         lonjakan penjualan Anda secara tidak terduga dan Anda menjual lebih banyak stok Anda

·         Anda mengalami kekurangan arus kas dan tidak dapat membayar untuk produk yang sangat Anda butuhkan

·         Gudang Anda tidak memiliki cukup ruang untuk mengakomodasi lonjakan penjualan musiman Anda

·         Salah perhitungan dalam inventaris berarti Anda memiliki lebih sedikit produk daripada yang Anda kira

·         Produk yang bergerak lambat mengambil semua ruang penyimpanan Anda

·         Pabrikan Anda kehabisan produk dan Anda memiliki pesanan untuk diisi

·         Pabrikan Anda menghentikan produk Anda tanpa peringatan

Bukan masalah jika muncul masalah, tapi kapan. Cari tahu di mana risiko Anda dan siapkan rencana kontinjensi. Bagaimana reaksi Anda? Langkah apa yang akan Anda ambil untuk memecahkan masalah? Bagaimana ini akan mempengaruhi bagian lain dari bisnis Anda? Ingat bahwa hubungan yang solid berjalan jauh di sini.

5.      Audit Reguler

Pencocokan data atau pencatatan yang terjadi  secara teratur sangat penting. Dalam banyak kasus, Anda akan mengandalkan perangkat lunak dan laporan dari gudang dan untuk mengetahui berapa banyak produk yang Anda miliki stoknya. Namun, penting untuk memastikan bahwa fakta-fakta tersebut cocok. Ada beberapa metode untuk melakukan ini.

·         Inventaris Fisik

Inventaris fisik adalah praktiknya menghitung semua inventaris Anda sekaligus. Banyak bisnis melakukan ini di akhir tahun mereka karena terkait dengan akuntansi dan pengarsipan pajak penghasilan. Meskipun persediaan fisik biasanya hanya dilakukan setahun sekali, itu bisa sangat mengganggu bisnis, dan percayalah, itu membosankan. Jika Anda menemukan ketidaksesuaian, mungkin sulit untuk menentukan masalah saat Anda melihat kembali satu tahun penuh.

·         Pemeriksaan Tempat

Jika Anda melakukan inventarisasi fisik lengkap pada akhir tahun dan Anda sering mengalami masalah, atau Anda memiliki banyak produk, Anda mungkin ingin memulai pemeriksaan tempat sepanjang tahun. Ini berarti memilih produk, menghitungnya, dan membandingkan angka dengan apa yang seharusnya. Ini tidak dilakukan sesuai jadwal dan merupakan tambahan untuk inventaris fisik. Secara khusus, Anda mungkin ingin melihat produk yang bermasalah atau bergerak cepat.

·         Menghitung siklus

Alih-alih melakukan inventarisasi fisik lengkap, beberapa bisnis menggunakan penghitungan siklus untuk mengaudit inventaris mereka. Daripada hitungan penuh pada akhir tahun, perhitungan siklus menyebar rekonsiliasi sepanjang tahun. Setiap hari, minggu, atau bulan, produk yang berbeda dicek pada jadwal yang berputar. Ada berbagai metode untuk menentukan item mana yang harus dihitung saat, tetapi, secara umum, item dengan nilai lebih tinggi akan dihitung lebih sering.

6.     Prioritaskan Dengan ABC

Beberapa produk membutuhkan lebih banyak perhatian daripada yang lain. Gunakan analisis ABC untuk memprioritaskan manajemen inventaris Anda. Pisahkan produk yang membutuhkan banyak perhatian dari yang tidak. Lakukan ini dengan melalui daftar produk Anda dan tambahkan setiap produk ke salah satu dari tiga kategori:

A - produk bernilai tinggi dengan frekuensi penjualan rendah

B - produk nilai moderat dengan frekuensi penjualan moderat

C - produk bernilai rendah dengan frekuensi penjualan yang tinggi

Item dalam kategori A membutuhkan perhatian rutin karena dampak keuangannya signifikan tetapi penjualan tidak dapat diprediksi. Item dalam kategori C memerlukan lebih sedikit pengawasan karena mereka memiliki dampak keuangan yang lebih kecil dan mereka terus-menerus berubah. Item dalam kategori B jatuh di suatu tempat di antara.

7.      Peramalan Akurat

Sebagian besar manajemen persediaan barang yang baik berakibat pada prediksi permintaan yang akurat. Jangan salah, ini sangat sulit dilakukan. Ada begitu banyak variabel yang terlibat dan Anda tidak akan pernah tahu pasti apa yang akan terjadi tetapi Anda bisa mendekati. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memproyeksikan penjualan masa depan Anda:

·         Tren di pasar

·         Penjualan tahun lalu selama minggu yang sama

·         Tingkat pertumbuhan tahun ini

·         Penjualan terjamin dari kontrak dan langganan

·         Musiman dan ekonomi secara keseluruhan

·         Promosi yang akan datang

·         Pembelanjaan iklan yang direncanakan

Jika ada hal lain yang akan membantu Anda membuat perkiraan yang lebih akurat, pastikan untuk memasukkannya.

8.     Pertimbangkan Dropshipping

Dropshipping benar-benar skenario ideal dari perspektif manajemen persediaan. Daripada harus membawa persediaan dan mengirimkan produk sendiri baik secara internal atau melalui logistik pihak ketiga pabrikan atau pedagang grosir akan mengurusnya untuk Anda. Pada dasarnya, Anda benar-benar menghapus manajemen inventaris dari bisnis Anda.

Banyak pedagang besar dan produsen mengiklankan dropshipping sebagai layanan. Meskipun produk sering kali lebih mahal dengan cara ini daripada yang mereka lakukan dalam jumlah besar, Anda tidak perlu khawatir tentang biaya terkait penyimpanan inventaris, penyimpanan, dan pemenuhan.

Saatnya untuk mengendalikan pengelolaan inventaris Anda dan berhenti kehilangan uang. Pilih teknik manajemen inventaris yang tepat untuk bisnis Anda, dan mulailah menerapkannya hari ini.